Chính sách & Điều khoản

Chính sách thanh toán (Payment Policy)

Chính sách thanh toán này quy định các nguyên tắc về báo giá, thuế/hóa đơn, lộ trình thanh toán, hình thức thanh toán, xử lý chậm thanh toán, gia hạn dịch vụ định kỳ, khiếu nại hóa đơn và hoàn tiền áp dụng cho toàn bộ sản phẩm, dịch vụ do VINEXT cung cấp. Trường hợp có nội dung khác biệt được quy định cụ thể trong hợp đồng/báo giá đã ký, nội dung của hợp đồng/báo giá đó sẽ được ưu tiên áp dụng.

1. Báo giá

• Đơn vị tiền tệ: Trừ khi có ghi chú khác, mọi báo giá được thể hiện bằng Đồng Việt Nam (VNĐ).
• Thời hạn hiệu lực: Báo giá có hiệu lực trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát hành, trừ khi được xác nhận bằng hợp đồng hoặc hóa đơn chính thức trong thời hạn đó. Sau thời hạn này, giá có thể được điều chỉnh theo biến động chi phí thực tế tại thời điểm xác nhận lại.
• Thuế, phí liên quan: Trừ khi được nêu rõ là đã bao gồm, các báo giá có thể chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT) và các loại phí phát sinh khác (ví dụ: phí cổng thanh toán, phí bên thứ ba do Khách hàng chỉ định).
• Hạng mục phát sinh: Các yêu cầu nằm ngoài phạm vi công việc (scope) đã thống nhất sẽ được VINEXT báo giá bổ sung và cần được Khách hàng xác nhận trước khi triển khai.

2. Quy định về đặt cọc và thanh toán

Để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên, VINEXT áp dụng lộ trình thanh toán như sau:

• Đối với Dịch vụ Thiết kế (Web/App theo yêu cầu): Đợt 1: thanh toán 50% tổng giá trị hợp đồng ngay sau khi ký kết để khởi tạo dự án và giữ nguồn lực nhân sự. Đợt 2: thanh toán 50% còn lại (cộng các chi phí phát sinh nếu có) ngay sau khi nghiệm thu và trước khi nhận bàn giao mã nguồn/tài khoản quản trị (Admin).
• Đối với Sản phẩm số (Theme, Plugin, Mã nguồn đóng gói): Thanh toán 100% giá trị đơn hàng trước khi nhận đường dẫn tải xuống hoặc mã kích hoạt bản quyền.
• Đối với Dịch vụ định kỳ (Hosting, VPS, Bảo trì): Thanh toán 100% phí dịch vụ trước ngày hết hạn ít nhất 07 ngày để tránh bị nhà cung cấp cắt dịch vụ tự động.
• Đối với dự án theo giai đoạn (Milestone): Với các dự án lớn, triển khai theo nhiều giai đoạn, lộ trình thanh toán chi tiết cho từng giai đoạn sẽ được quy định cụ thể trong Phụ lục hợp đồng tương ứng.

3. Thuế, hóa đơn GTGT

• Xuất hóa đơn: VINEXT xuất hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn điện tử) hợp lệ theo quy định pháp luật hiện hành khi Khách hàng có yêu cầu và cung cấp đầy đủ thông tin xuất hóa đơn.
• Giá đã/chưa bao gồm thuế: Trừ khi báo giá hoặc hợp đồng nêu rõ là đã bao gồm thuế GTGT, mức giá được hiểu là giá chưa bao gồm thuế GTGT; thuế GTGT (nếu có) sẽ được cộng thêm theo quy định pháp luật tại thời điểm xuất hóa đơn.
• Trách nhiệm cung cấp thông tin: Khách hàng chịu trách nhiệm cung cấp chính xác, đầy đủ và kịp thời thông tin thuế/thanh toán (tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn điện tử...). VINEXT không chịu trách nhiệm về sai sót hóa đơn phát sinh từ thông tin do Khách hàng cung cấp không chính xác.
• Thời hạn yêu cầu xuất/điều chỉnh hóa đơn: Yêu cầu xuất hóa đơn hoặc điều chỉnh thông tin hóa đơn cần được gửi trong cùng kỳ kế toán phát sinh giao dịch để đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

4. Tiền tệ và hình thức thanh toán

VNĐ là đơn vị tiền tệ thanh toán chính thức. Khuyến khích Khách hàng thanh toán chuyển khoản để có xác nhận giao dịch rõ ràng. Thông tin chuyển khoản sẽ được cung cấp trong hợp đồng hoặc báo giá chính thức:

• Chủ tài khoản: Công ty TNHH Công nghệ phần mềm VINEXT
• Ngân hàng / Số tài khoản: Cập nhật theo hợp đồng dịch vụ
• Nội dung chuyển khoản: [Mã Hợp Đồng / Tên Miền] – [Số Điện Thoại]

Các hình thức thanh toán khác (ví điện tử, thẻ tín dụng/ghi nợ quốc tế, cổng thanh toán trực tuyến...) có thể được thu xếp theo từng trường hợp cụ thể và được thỏa thuận riêng trong hợp đồng; VINEXT có thể tính thêm phí xử lý giao dịch (nếu có) tương ứng với hình thức thanh toán được lựa chọn.

5. Chậm thanh toán

Trường hợp Khách hàng không thanh toán đúng hạn theo lộ trình đã thống nhất, các bước xử lý sau sẽ được áp dụng lần lượt:

1. Nhắc nhở bằng văn bản: VINEXT sẽ gửi thông báo/nhắc nhở thanh toán qua email hoặc kênh liên hệ đã đăng ký ngay sau ngày đến hạn.
2. Tạm ngưng dịch vụ: Nếu quá thời hạn ân hạn 07 ngày kể từ ngày nhắc nhở mà Khách hàng vẫn chưa hoàn tất thanh toán, các hạng mục công việc/dịch vụ đang triển khai (bao gồm cả hosting, bảo trì) có thể bị tạm ngưng cho đến khi nghĩa vụ thanh toán được hoàn tất.
3. Phí/lãi chậm thanh toán: Một khoản phí hoặc lãi chậm thanh toán hợp lý có thể được áp dụng đối với phần dư nợ quá hạn, theo quy định của pháp luật hiện hành và điều khoản cụ thể được nêu trong hợp đồng dịch vụ tương ứng.

Lưu ý: mức phí/lãi chậm thanh toán cụ thể (nếu áp dụng) và thời hạn ân hạn nêu trên là thông tin tham khảo chung; số liệu cuối cùng cần được đối chiếu với chính sách nội bộ và từng hợp đồng cụ thể trước khi công bố chính thức.

6. Gia hạn tự động đối với dịch vụ định kỳ

• Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho các dịch vụ có tính chất định kỳ/thuê bao như hosting, tên miền, VPS, bảo trì website, các gói dịch vụ theo tháng/năm.
• Cơ chế gia hạn: Các dịch vụ này sẽ tự động được gia hạn cho chu kỳ tiếp theo trừ khi Khách hàng thông báo hủy bằng văn bản ít nhất 15 ngày trước ngày gia hạn.
• Thông báo trước khi gia hạn: VINEXT sẽ gửi thông báo nhắc gia hạn qua email trước ngày hết hạn dịch vụ để Khách hàng chủ động chuẩn bị thanh toán hoặc quyết định không tiếp tục sử dụng.

7. Khiếu nại về thanh toán, hóa đơn

• Cách thức khiếu nại: Nếu Khách hàng cho rằng có sai sót trong hóa đơn hoặc khoản thu, vui lòng liên hệ info@vinext.vn trong vòng 07 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn, kèm theo thông tin/chứng từ liên quan để được xem xét, đối soát.
• Nghĩa vụ thanh toán phần không tranh chấp: Việc khiếu nại một phần của hóa đơn không làm miễn trừ hoặc trì hoãn nghĩa vụ thanh toán đối với phần còn lại không có tranh chấp; Khách hàng vẫn cần thanh toán đúng hạn các khoản không bị khiếu nại.
• Thời gian xử lý: VINEXT sẽ phản hồi và xử lý khiếu nại trong thời gian hợp lý sau khi nhận được đầy đủ thông tin từ Khách hàng.

8. Chính sách hoàn tiền (Refund Policy)

• Trường hợp 1: Hoàn tiền 100%: Nếu VINEXT đơn phương chấm dứt hợp đồng khi chưa thực hiện bất kỳ hạng mục nào, hoặc nếu sản phẩm bàn giao không đúng với cam kết kỹ thuật cơ bản trong hợp đồng (web không chạy, sai hoàn toàn thiết kế).
• Trường hợp 2: Hoàn tiền theo khối lượng thực tế (Dự án dở dang): Nếu dự án phải dừng lại do lỗi từ phía VINEXT (không đủ năng lực, chậm tiến độ quá hạn mức cho phép), chúng tôi sẽ giữ lại phần chi phí tương ứng với các hạng mục đã hoàn thành và được Khách hàng nghiệm thu (ví dụ: đã xong UI/UX). Phần tiền thừa còn lại (tính trên tổng số tiền Khách hàng đã đóng) sẽ được hoàn trả.
• Trường hợp 3: Không hoàn tiền: Khách hàng đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không do lỗi của VINEXT. Khoản tiền đã đặt cọc được tính là chi phí bù đắp nguồn lực và thời gian triển khai. Các sản phẩm số (file nén, key bản quyền) đã được gửi đi cũng không được hoàn tiền.

Mọi yêu cầu hoàn tiền cần được gửi bằng văn bản đến info@vinext.vn, kèm theo lý do và thông tin hợp đồng/đơn hàng liên quan để được xem xét, xử lý.